Grundlagen zur Personalakte (23/2009)

Einführung

Probieren geht über studieren heißt es im Volksmund. Bei der Personalakte gilt es jedoch, diese eingehend zu studieren - fasst der Arbeitgeber doch hier sämtliche Vorgänge über einen Mitarbeiter zusammen.

Personalakten dienen der Personalverwaltung und Personalbewirtschaftung. Eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften sowie Vorschriften des technischen Arbeitsschutzes verpflichteten den Arbeitgeber, eine Dokumentation zu führen. Die Personalakten sind dementsprechend Grundlage für einen sachgemäßen Personaleinsatz.

Daher haben Beschäftigte regelmäßig ein berechtigtes Interessen, dass diese Dokumentation zum einen der Wahrheit entspricht und zum anderen die Fähigkeiten, Kenntnisse und Leistungen zutreffend zusammenfasst. Insofern ist es für die Beschäftigten auch wesentlich, den Inhalt der Personalakte, also das was der Arbeitgeber über die Beschäftigten sammelt und dokumentiert, einzusehen. Doch was ist eigentlich eine Personalakte genau?

Inhalt der Personalakte

Eine gesetzliche Definition über die Personalakte gibt es nicht. Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakte Einsicht zu nehmen. Vergleichbare Vorschriften finden sich in Tarifverträgen z.B. § 3 Abs. 5 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst. Doch Form und Inhalt der Personalakten sind damit keinesfalls festgelegt.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat festgestellt, dass nicht nur der Teil einer Personalakte eine solche ist, die der Arbeitgeber auch tatsächlich als Personalakte bezeichnet und führt (formelle Personalakte). Vielmehr sind auch Urkunden und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, Bestandteil der Personalakte (BAG, Urt. v. 7.5.1980 –4 AZR 214/78). Die Beschäftigten haben einen Anspruch darauf, dass der Hauptpersonalakte ein entsprechender Hinweis angebracht wird, wenn in Nebenakten solche Dokumente aufbewahrt werden (LAG Bremen, Urt. v. 04.03.1977 –1 Sa 303/76).

Generell dürfen Personalakten nur Informationen enthalten, die der Arbeitgeber rechtmäßig erworben hat und für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht (BAG, Urt. v. 13.04.1988 -5 AZR 537/86). Was zu diesen Unterlagen gehört, kann der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen bestimmen. Typischerweise gehören zu diesen Unterlagen die Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Ergebnisse in Auswahlverfahren und Assessments, Beurteilungen, Beförderungen, Teilnahme an Schulungsmaßnahmen, Abmahnungen, Arbeitsvertrag, Angaben zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Krankmeldungen, Angaben zu Lohn- und Gehaltspfändungen. Diese Aufzählung ist jedoch keinesfalls abschließend.

Die Personalakte unterliegt einem besonderen Schutz. Neben dem Beschäftigen selbst dürfen ausschließlich die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung sowie die Vorgesetzten der Beschäftigten Einsicht nehmen. Hierbei unterliegen Krankheitsdaten sofern sie zulässigerweise zur Personalakte gelangt sind, einem besonderen Schutz. Da ärztliche Auskünfte in besonderer Weise das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten berühren, sind diese nur verschlossen zur Personalakte zu nehmen. Die Weitergabe der Personalakten an Betriebsfremde ist ohne die Zustimmung der Beschäftigten unzulässig. Auch innerhalb des Betriebes gelten strenge Maßstäbe. Der Arbeitgeber hat Personalakten sorgfältig zu verwahren und zu verschließen.

Entfernung von Dokumenten

Nicht in die Personalakte gehören Vorgänge, die inhaltlich unrichtig sind oder keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis aufweisen. Ebenso sind Schreiben nicht aufzunehmen, welche in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten eingreifen, so z.B. wenn unrichtige Behauptungen aufgestellt werden.

Korrespondierend damit haben die Beschäftigten einen Entfernungsanspruch für Vorgänge, welche nicht in eine Personalakte gehören. Das sind in der Regel Abmahnungen, die länger zurückliegen. So wird eine berechtigte Abmahnung durch Zeitablauf gegenstandslos; dem Arbeitnehmer steht dann ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu. Bei nicht besonders schwerwiegenden Vertragsverletzungen besteht dieser Entfernungsanspruch nach über zweijährigem beanstandungsfreien Verhalten (ArbG Frankfurt/Main, Urt. v. 09.06.1999 -6 Ca 7219/98).

Ebenso müssen Schreiben entfernt werden, deren Inhalt eine Mischung aus richtiger Sachverhaltsdarstellung und unberechtigten ehrenrührigen Werturteilen und Unterstellungen tatsächlicher Art enthalten (LAG Mannheim, Urt. v. 02.08.2000 - 12 Sa 7/00).
Jedoch fügt nicht nur der Arbeitgeber Vorgänge der Personalakte hinzu, auch die Beschäftigten können verlangen, dass Schreiben zu der Personalakte genommen werden. Sofern der Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse daran hat, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Schreiben zur Personalakte hinzuzunehmen. Das ist vor allem dann angezeigt, wenn eine Erklärung oder eine Gegendarstellung abgegeben werden soll zu einem Schriftstück, welches der Arbeitgeber zur Personalakte gegeben hat.
 
Recht auf Einsichtnahme

Damit Beschäftigte ihre Rechte auch wirksam ausüben können, müssen sie natürlich Kenntnis vom Inhalt der Personalakte erlangen. Nach § 83 BetrVG steht ihnen ein Einsichtsrecht in die Personalakte zu. Dieses Recht gilt auch dann, wenn kein Betriebsrat im Betrieb vorhanden ist bzw. der Betrieb noch nicht einmal betriebsratsfähig ist.

Dieses Einsichtsrecht kann jederzeit und ohne Begründung ausgeübt werden. Die Einsichtnahme erfolgt grundsätzlich während der Arbeitszeit. Eine Entgeltminderung des Arbeitnehmers darf dadurch nicht eintreten. Die Beschäftigten können auch einen Bevollmächtigten z.B. ein Betriebsrats-Mitglied oder eine andere Vertrauensperson entsenden.

Verschlüsselte Angaben sind den Mitarbeitern zu erläutern, Mikrofilme oder Dateien sind lesbar zu machen. Die Beschäftigten dürfen sich Notizen machen, auch kann nach herrschender Meinung der Mitarbeiter auf eigene Kosten Fotokopien aus den Akten anfertigen. Ein Anspruch auf Überlassung der Personalakte besteht hingegen nicht.

Mitbestimmung des Betriebsrates

Regelungen, die das Einsichtsrecht des Mitarbeiters und die Führung der Personalakte betreffen, unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrates. So können im Wege einer erzwingbaren Betriebsvereinbarung die Häufigkeit und der Ort der Einsichtnahme geregelt werden. Durch Betriebsvereinbarung lässt sich weiterhin festlegen, wo die Akten aufbewahrt werden und wer zu welchen Zwecken Zugang zu ihnen hat und wie z.B. im Filialbetrieb Einsicht genommen wird. So lässt sich regeln, ob dem Einsichtsrecht des Beschäftigten im Wege einer Dienstreise oder durch Aktenversendung Rechnung getragen wird.

Ebenfalls können durch Betriebsvereinbarung Löschungsfristen für bestimmte Vorgänge vereinbart werden. Insofern hat der Betriebsrat hier die Möglichkeit, die Rechte der Mitarbeiter und die Rechtsausübung zu erleichtern.

Über den Autor:
Rechtsanwalt Volker Mischewski
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Rühmkorffstraße 18, 30163 Hannover
Tel.: 0511 / 990 490
Fax: 0511 / 990 4950
E-Mail: rechtsanwalt@thannheiser.de
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