Die Personalakte (08/2003)

Die Personalakte - die unsichtbare Begleiterin des Arbeitnehmers im Arbeitsalltag.

Fast jeder Arbeitgeber hat eine Sammlung von Unterlagen über die Mitarbeiter seines Unternehmens angelegt. Welche Informationen aber darf eine Personalakte zulässigerweise beinhalten und welche arbeitsrechtlichen Ansprüche und Möglichkeiten hat der Arbeitnehmer, um seine persönlichen Daten einzusehen bzw. Zugriff darauf zu nehmen? Oftmals wird die Personalakte dann zum Zankapfel, wenn die Arbeitsvertragsparteien unterschiedliche Auffassungen darüber haben, welche Inhalte in der Personalakte zu vermerken sind. Im Folgenden möchten wir Ihnen daher einen kurzen Abriss über dieses Thema geben.

Grundlage aller Rechte des Arbeitnehmers hinsichtlich der Personalakte ist die individualrechtliche Schutzpflicht des Arbeitgebers zur Achtung der Arbeitnehmerpersönlichkeit. Zu den Personalakten gehören generell nur Unterlagen, die sich auf den Arbeitnehmer beziehen, die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und an deren Aufnahme ein sachliches Interesse seitens des Arbeitgebers besteht. Der Arbeitgeber hat insbesondere auf den beruflichen Werdegang des Arbeitnehmers Rücksicht zu nehmen und darf diesen nicht unnötig erschweren; im Zuge dessen hat er ein möglichst objektives Bild von Person und Leistungen des Arbeitnehmers zu zeichnen, subjektive Wertungen sind unzulässig.

Die Personalakte ist streng nach dem Prinzip der Richtigkeit und Wahrheit zu führen; dies kann den Arbeitgeber durchaus dazu berechtigen, auch nachteilige Informationen aufzunehmen, soweit es für ein vollständiges Bild über den Arbeitnehmer erforderlich ist. Personalakten sind unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit zu führen, sie dürfen nicht allgemein zugänglich sein, der Kreis der mit der Personalaktenführung befassten Beschäftigten ist möglichst eng zu halten.

Der zulässige Inhalt einer Personalakte kann, je nach den Umständen des Einzelfalls, ein unterschiedlicher sein. Zu den zulässigen Inhalten zählen z.B.

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Personalfragebögen,
  • ärztliche Beurteilungen (Betriebsarzt), Ausnahme: Befundbögen, die nach § 8 I S.2 ASiG der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen,
  • Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests,
  • der Arbeitsvertrag inkl. weiterer dazugehöriger Vereinbarungen, z.B. Nebenabreden,
  • Angaben über evtl. Lohn- und Gehaltspfändungen,
  • Angaben zur Sozialversicherung, z.B. Krankenkasse
  • Beurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse, insbesondere auch für den Arbeitnehmer nachteilige Unterlagen wie z.B. Betriebsbußen und Abmahnungen.


Jeder Arbeitnehmer hat jederzeit das Recht während der Arbeitszeit Einsicht in sämtliche ihn betreffenden Personalakten zu nehmen. Für Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes ist dieses Einsichtsrecht in den §§ 13 BAT, 13a MTB II, 13a MTL II, 11a BMTG II konkretisiert.

Die wohl wichtigste Ausformung des Einsichtsrecht findet sich in § 83 BetrVG; hiernach erhält der Arbeitnehmer zusätzlich das Individualrecht, zur Einsichtnahme ein Mitglied des Betriebsrates bzw. des Sprecherausschusses hinzuzuziehen. Das Einsichtsrecht beinhaltet ebenfalls das Recht zur Anfertigung von Notizen und Kopien auf eigene Kosten. Die Häufigkeit und der Ort der Einsichtnahme unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrates nach § 87 I Nr.1 BetrVG und kann folglich zulässiger Regelungsgegenstand einer Betriebsvereinbarung sein

Der Arbeitnehmer hat nach § 83 II BetrVG das Recht, Erklärungen zum Inhalt der Personalakte abzugeben. Diese sind auch dann der Personalakte beizufügen, wenn sie der Arbeitgeber als unzutreffend oder sachfremd ansieht. Daneben hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Berichtigung oder Beseitigung von unrichtigen und missbilligenden Äußerungen, wenn diese unzutreffende Tatsachenbehauptungen enthalten, die ihn in seiner Rechtsstellung und in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können, hierzu zählt insbesondere die Abmahnung. Auf Grund des verfassungsrechtlich garantierten Persönlichkeitsrechtes des Arbeitnehmers kann dieser verlangen, dass nachteilige Äußerungen sogar bei berechtigter Eintragung entfernt werden, wenn das schutzwürdige Interesse des Arbeitgebers an einem dauernden Verbleib der Eintragung weggefallen ist.

Nach einem Urteil des ArbG Frankfurt/Main haben Arbeitnehmer das Recht, nach zweieinhalb Jahren Abmahnungen aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen (ArbG Frankfurt/M. - 6 Ca 7219/98).

Bestehen Streitigkeiten zwischen den Arbeitsvertragsparteien über die Ausübung des Einsichtsrechts in die Personalakte und in die Befugnisse des Arbeitnehmers, so ist das arbeitsgerichtliche Urteilsverfahren maßgebend; Streitigkeiten über Inhalte einer Betriebsvereinbarung, die das Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG regeln sollen, sind vom Betriebsrat im Beschlussverfahren geltend zu machen.

© arbeitsrecht.de - (ts)

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