Dienstwagen - was Angestellte wissen sollten

Autor: Markus Schmitt

Einen Dienstwagen vom Arbeitgeber gestellt zu bekommen, ist für Mitarbeiter häufig ein praktisches Privileg. Auch in der Gesellschaft steht der Dienstwagen immer noch mit einer hohen Stellung im Betrieb in Verbindung. Doch obgleich das Dienstauto praktisch ist, stellt sich für Mitarbeiter die Frage nach den Rechten und Pflichten. Was darf mit dem Wagen gemacht werden? Welche Pflichten hat der Mitarbeiter? Und kann er auf die Stellung eines Dienstwagens bestehen? Dieser Artikel schaut sich diese Aspekte einmal genauer an.
Abbildung 1: Ein eigener Dienstwagen ist etwas Besonderes - doch was sollten Arbeitnehmer diesbezüglich beachten?
Abbildung 1: Ein eigener Dienstwagen ist etwas Besonderes - doch was sollten Arbeitnehmer diesbezüglich beachten?

Ist der Dienstwagen verbindlich?

Generell gibt es keine arbeitsrechtliche Verpflichtung für Unternehmen, Angestellten einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. In etlichen Bereichen hat es sich natürlich trotzdem eingebürgert, da die Absicherung der Fahrtstrecken auf diese Weise viel besser zu gewährleisten ist:

  • Krankenpflege - in der Alten- und Krankenpflege haben Mitarbeiter in der Regel immer einen Dienstwagen, um die Patienten zu Hause aufzusuchen. Für diese Fahrzeuge gelten jedoch wiederum Regeln. So darf ein Pfleger das Fahrzeug nur unter Umständen dazu nutzen, einen zu pflegenden Patienten zum Arzt zu fahren.
  • Außendienst - Außendienstmitarbeiter nutzen in der Regel ebenfalls einen Firmenwagen. Sie sind so unabhängiger als mit Mietwagen, zumal sind die Strecken oft so lang, dass die Nutzung des Privatwagens unwirtschaftlich wäre.
  • Handwerker - auch sie erhalten Dienstwagen, um zu Baustellen und Kunden zu fahren. Bei Handwerkern liegt die Antwort nach dem »Warum« freilich auf der Hand. Die Fahrzeuge sind oft speziell ausgestattet, sodass Werkzeuge und Arbeitsmaterialien mitgeführt werden können.

Sollte ein Arbeitgeber im Zuge der Einstellung einen Dienstwagen zugesichert haben, besteht wieder eine Verpflichtung. Oftmals wird die Zusicherung auch in den Arbeitsvertrag mit aufgenommen. Die Klasse des Fahrzeugs richtet sich wiederum nach der Gehalts- beziehungsweise Karrierestufe des Mitarbeiters. Doch auch hier gilt: Es gibt keine verpflichtende gesetzliche Regelung. Ist nichts anderes vereinbart, kann ein Geschäftsführer auch einen Kleinwagen zugeteilt erhalten. Doch: Die Gleichstellung innerhalb des Betriebs gilt. Mitarbeiter auf derselben Stufe müssen gleichberechtigt behandelt werden. Haben drei Geschäftsführer eine schwere Limousine, darf der Vierte keinen Smart bekommen, selbst wenn er neu eingestellt wird. Auf der anderen Seite: Wurde der Kleinwagen vorab bereits monatlich von Geschäftsführer zu Geschäftsführer weitergereicht, muss sich der neu eingestellte Angestellte mit diesem Zustand abfinden.

Generell gilt hier, dass die Steuern und die Versicherung von dem Unternehmen beglichen werden. Hinsichtlich der Versicherung muss jedoch genau - vertraglich und schriftlich - geklärt werden, wie der Dienstwagen genutzt werden kann:

  • Ausschließlich dienstlich - diese Fahrzeuge stehen Mitarbeitern ausschließlich während der Arbeitszeiten zur Verfügung. In der Regel schließen die abgeschlossenen Autoversicherungen Privatfahrten vollständig aus. Auf Autoversicherung-Vergleich.info lassen sich passende Versicherungen und Informationen finden.
  • Auch privat - darf der Wagen mit nach Hause und somit auch privat genutzt werden? Diese Vereinbarung muss unbedingt schriftlich festgehalten werden. In dieser muss ebenso geklärt werden, was bei einem Unfall während der privaten Nutzung geschieht. Häufig werden vertragliche Vereinbarungen getroffen, dass der Mitarbeiter für solche Schäden selbst aufkommt, jedoch nur bis zu einer Höhe von einem Monatsgehalt.

Steuerlich gilt bei der privaten Nutzung, dass der Dienstwagen als geldwerter Vorteil gilt und somit angegeben werden muss. Hierfür gibt es zwei Optionen:

  • Fahrtenbuch - private Fahrten werden genau in einem Fahrtenbuch aufgeführt und somit später in der Steuererklärung angegeben.
  • 1-Prozent-Regelung - ohne ein Fahrtenbuch wird davon ausgegangen, dass ein Prozent der Gesamtfahrten unter die private Nutzung fällt. Auch die Strecke zur Arbeit und zurück wird nun angegeben.

Steuerlich lohnt sich die Führung des Fahrtenbuchs, denn bereits beim Arbeitsweg gibt es mächtige Unterschiede. Können bei der 1-Prozent-Regelung jeden Monat je einzelnem Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises geltend gemacht werden, sind es beim Fahrtenbuch 0,002 Prozent je tatsächlich gefahrenem Entfernungskilometer.

Was ist in puncto Steuern und Versicherung zu beachten?

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Was ist sonst zu beachten?

Arbeitnehmer sollten im Betrieb genau fragen, wie der Dienstwagen zu handhaben ist. Hierzu zählt auch, sich bezüglich der Versicherungen, Privatfahrten und sonstigen Pflichten zu erkundigen. Über den Dienstwagen sollte ein Zusatzvertrag abgeschlossen werden, der all diese Punkte noch mal aufführt. Das mag umständlich erscheinen, doch kann es im Ernstfall vor Ärger und Missverständnissen schützen. Ansonsten gilt:

  • Verleihen - der Dienstwagen darf unter keinen Umständen verliehen oder von anderen gefahren werden. Arbeitgeber können Mitarbeiter abmahnen oder fristlos kündigen, wenn dies geschieht.
  • Niedriger Luftdruck - der Mitarbeiter muss dafür sorgen, dass das Fahrzeug verkehrssicher ist. Das heißt auch, den Luftdruck regelmäßig zu prüfen.
  • Waschanlage - hier ist Vorsicht geboten: Spiegel, Antennen und andere Bauteile müssen eingeklappt werden.
  • Pflege - der Wagen muss pfleglich behandelt werden. Wer im schmuddeligen Herbst mit seinem Hund in den Wald oder aufs Feld möchte, der nutzt lieber sein eigenes Fahrzeug.
  • Schäden - sind Schäden am Fahrzeug, müssen die dem Arbeitgeber unverzüglich gemeldet werden. Das betrifft auch selbst verschuldete Schäden.

Auch etliche andere Vorfälle, die mit dem Privatwagen vielleicht unter den Tisch fallen würden, können bei einem Dienstwagen echten Ärger verursachen. Dazu zählt auch die Fahrt nach Hause, wenn zuvor noch mit Kollegen eine Runde über den Weihnachtsmarkt gedreht wurde. Fahrten unter Alkoholeinfluss oder auch zu schnelles Fahren mitten in der Nacht sind mit einem Dienstwagen doppelt so schlimm, da der Arbeitgeber davon erfährt. Und dieser wird auch das Bußgeld nach der Maß am Sonntag im Biergarten nicht so locker sehen, wenn der Firmenwagen daran beteiligt war.

Abbildung 2: Rechtssicher mit dem Dienstwagen unterwegs.
Abbildung 2: Rechtssicher mit dem Dienstwagen unterwegs.

Fazit - ein Zusatz mit Pflichten

So schön und angenehm ein Dienstwagen auch ist, er stellt keinen Freifahrtsschein zur Nutzung eines Pkw eines Dritten dar. Mitarbeiter haben Pflichten und müssen sich an die mit dem Arbeitgeber vereinbarten Regelungen bezüglich Privatnutzung, Haftung oder auch der Pflege halten. Hingegen ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, das Fahrzeug korrekt anzumelden und zu versichern. Ein grundsätzlicher Anspruch auf einen Dienstwagen oder ein entsprechendes Modell oder auf eine Fahrzeugklasse besteht übrigens nicht. Hier gibt es nur die Ausnahme, dass kein Mitarbeiter benachteiligt werden darf und auf den Dienstwagen bestehen kann, wenn gleichrangige Kollegen ebenfalls einen besitzen.

Bildquellen:
Abbildung 1: @ dimascala (CC0-Lizenz) / pixabay.com
Abbildung 2: @ delphinmedia (CC0-Lizenz) / pixabay.com

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